8 raisons de confier l’organisation de vos événements professionnels

Un cours de cuisine, un blindtest ou encore une murder party, les événements professionnels foisonnent. C’est à la fois un moyen de se faire connaître, de communiquer sur une nouveauté, développer l’esprit d’équipe, fêter l’anniversaire de l’entreprise ou encore lancer un nouveau produit. Mais organiser un tel événement devient vite un casse tête. Alors pourquoi ne pas déléguer? Faites comme désormais 20% des entreprises en France et faites appel à une agence événementielle à Lyon

1. L’angoisse de l’organisation :

Vous êtes stressés rien qu’à la prononciation du mot « organisation »? Pas de panique. Vous êtes comme la majorité des français. Le stress affecte à la fois l’entreprise et à la fois la santé physique et mentale des personnes exposées. Dans ce cas, confiez votre événement, votre gala ou votre séminaire à des professionnels dans le domaine. « Chacun son métier »!

2. Le manque de temps :

L’organisation d’un tel événement demande beaucoup d’investissement. Si votre travail occupe une bonne partie de votre temps et que vous ne voulez pas consacrer tous vos week-end et le peu de temps libre qu’il vous reste à vous plonger dans l’organisation, faire appel à une agence d’événementielle est une bonne alternative. 

3. La distance : 

La distance peut également être une bonne raison de demander de l’aide. Elle est primordiale notamment lorsque vous habitez une région différente de là où vous souhaitez que votre événement se déroule. Le temps de trajet peut doubler voir tripler le temps de travail consacré à un projet. Par ailleurs, ces déplacements augmenteront également fortement vos frais. 

4. Le manque d’idées : 

Pour surprendre vos invités, une idée originale qui sort des sentiers permet de marquer les esprits. Le manque d’imagination peut se faire ressentir. Une agence d’événementielle sera idéale pour trouver des idées créatives et originales, correspondant à l’objectif de votre événement mais aussi à votre budget. 

5. Le besoin de coordination :

Car la réussite d’un événement ne se limite pas à un beau lieu de réception, il est préférable de confier la coordination de l’événement. L’objectif est d’éviter que l’événement prenne trop de retard. C’est notamment ce qui arrive lorsque plusieurs temps sont prévus au cours de la journée, la soirée. Ce coordinateur assurera le bon respect des plages horaires prévues pour chaque animation, activité.

6. Un carnet d’adresse vide :

Parce que c’est son métier, un agent événementiel dispose d’un carnet d’adresses pour créer votre événement. Il a déjà en tête des lieux de réception qui ont la capacité et le style qui vont convenir à votre événement pendant que vous lui exposer votre projet. Il connait également de nombreux prestataires qui vont correspondre à vos attentes dans votre budget. De par son expérience, et des retours qu’il a obtenu d’événements passés, il sait quels prestataires ont déçu et ceux qui ont plu : il a donc une longueur d’avance!

7. La nécessité d’avoir des repères tarifaires : 

En tant que particulier, on n’a pas souvent une idée de tarifs pour telle ou telle prestation. L’agent événementiel, lui, a une idée de l’ordre de prix pratiqué par prestation, voir par prestataire. Il saura donc si les prix proposés sont justes ou du moins « conformes au marché ». Vous augmentez donc vos chances de respecter votre budget.

8. Profiter ! 

Vous voulez tout simplement profiter vous-même de votre événement et c’est bien normal! Une fois le brief transmis, vous pourrez simplement vous laisser porter.

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