Les étapes pour organiser un événement

 Organiser un événement n’est pas une mince affaire. C’est d’ailleurs pour cela qu’il existe des postes dédiés uniquement à cette tâche si fastidieuse : Wedding Planner, Event Planner, Chargé d’événementiel, Coordinateur d’événements etc.

Dans cet article, nous allons vous donner une méthodologie et quelques conseils qui pourront vous aider si vous êtes lâché seul pour organiser un événement.

Ce n’est bien sûr pas l’unique façon de faire et vous trouverez sans doute d’autres conseils complémentaires pour vous aider mais nous espérons que cet article pourra vous accompagner dans votre mission.

Bon courage et bonne lecture !

1. Définir le projet d’événement

Quel type d’événement ? Comment vous l’imaginez ? Dans quel lieu ? Avec quel mobilier ? Combien de personnes attendez-vous ? À quelle date (prévoyez plusieurs dates au cas où vous auriez un coup de coeur pour un lieu qui n’ait pas de disponibilité qui collent à votre calendrier). Quels horaires ? Quelle thématique ? Quel besoins techniques ? (micro, écran, scène, chapiteau etc.) Il y a autant de questions à se poser qu’il existe de possibles événements. Ce cahier des charges est indispensable pour débuter votre organisation. Bien sûr, pensez à anticiper une enveloppe budgétaire à ne pas dépasser.

Si vous avez la possibilité de passer par un organisateur d’événements, il aura également besoin de ces informations. Aussi, essayez de fournir un maximum de détails lors de vos premiers échanges. Ce professionnel saura vous indiquer si le projet est réalisable. 

2. Déterminer les différents prestataires nécessaires

Grâce à votre cahier des charges préalablement établi, vous pourrez vous rendre compte des besoins « humains » et des expertises à intégrer à votre projet d’événement. 

Ainsi, vous pourrez simplement et efficacement dresser un rapide détail des besoins de chaque prestataire.

3. Chercher les prestataires

Lors de votre recherche vous allez être envahi d’informations et il se peut que vous ne sachiez pas comment procéder pour les trier. 

Notre méthodologie : demander seulement 3 devis maximum par « corps de métier » dans un premier temps. C’est suffisant pour une comparaison objective des prix et surtout des prestations. Vous pourrez toujours affiner vos recherches si aucun des 3 ne vous convient. 

Ne vous focalisez pas uniquement sur la petite ligne en bas de page indiquant « TOTAL » car ce n’est pas nécessairement représentatif de la prestation. Un conseil pour comparer efficacement : identifier précisément ce que comprend chaque devis pour quel tarif.

Prenons pour exemple le traiteur. Le « traiteur A » vous propose un devis comprenant la cuisine, la livraison sur place au prix de 30€ par personne. Le « traiteur B » vous propose un devis plus cher, au prix de 40€ par personne mais avec des prestations supplémentaires telles que : la vaisselle, les nappes, les boissons soft et le service. Il sera alors intéressant de comparer minutieusement, car un professionnel comme le « traiteur B » vous apportera une prestation clé en main et vous évitera de prévoir un prestataire de plus et par conséquent, un nouvel intermédiaire. 

4. Faire un filage : une véritable aide pour organiser son événement

Une fois tous les prestataires choisis, faites un filage de votre manifestation. Cela vous aidera à vous rendre compte du déroulement de l’événement.

Pour cela n’hésitez pas à tout écrire de marnière simple et lisible : les horaires d’arrivée des prestataires sur le lieu, les heures de chaque moment « marquant » (discours, photographie, ouverture de bal etc.), le contact de chaque prestataire etc.

Ce document sera votre guide tout au long de l’événement et vous aidera à gérer les imprévus efficacement. Une fois terminé, nous vous conseillons de l’envoyer à tous les prestataires afin de vous assurer qu’il n’y ai pas d’incompréhension et d’oubli. 

5. Communiquer !

Nous avons déjà écrit un article à ce sujet. C’est une étape importante car elle va permettre à vos invités, convives ou collaborateurs de découvrir l’existence de cette manifestation.

6. Faire un point final

Quelques jours avant le jour-J, pensez à faire un point avec chaque prestataire et avec les organisateurs afin de vous assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Enfin au moment de la manifestation, essayez de suivre votre filage et d’assurer les imprévus et problèmes de dernière minute en gardant votre calme et tout se passera bien !